L'ISO 21127:2006 donne des lignes directrices pour l'échange d'informations entre institutions responsables du patrimoine culturel. Ceci peut être défini en termes plus simples comme la connaissance des conservateurs de musées.

Une définition plus détaillée peut être formulée en définissant soit le domaine d'application de principe, une définition large et inclusive basée sur des principes généraux, soit le domaine d'application pratique, qui est défini par référence à une série de normes et de pratiques de documentation utilisées par les musées.

Le domaine d'application de principe de l'ISO 21127:2006 peut être défini comme toutes les informations nécessaires pour l'échange et l'intégration de la documentation scientifique des collections de musée. Cette définition peut être développée:

• Le terme «documentation scientifique» est censé exprimer l'exigence que la profondeur et la qualité d'informations descriptives qui peuvent être traitées par l'ISO 21127:2006 ont besoin d'être suffisantes pour la recherche académique et scientifique. Cette exigence ne signifie pas pour autant que des informations destinées à la présentation au public ne sont pas prises en compte, mais surtout que l'ISO 21127:2006 est destinée à supporter le niveau de détail et de précision exigés par des professionnels des musées et des chercheurs dans le domaine.
• Le terme «collections de musées» englobe tout type de matériel rassemblé et exposé par des musées et des institutions apparentées, selon la définition de l'ICOM. Ceci inclut des collections, des sites et des monuments en rapport avec des domaines tels que l'histoire sociale, l'ethnographie, l'archéologie, les beaux-arts et les arts appliqués, l'histoire naturelle, l'histoire des sciences et de la technologie.
• La documentation des collections inclut la description détaillée d'objets individuels qui font partie des collections ainsi que des groupes d'objets et des collections dans leur ensemble. L'ISO 21127:2006 est spécifiquement censée couvrir des informations contextuelles (c'est-à-dire historiques, géographiques et théoriques qui donnent aux collections de musée leur signification culturelle et leur valeur).
• L'échange des informations avec les bibliothèques et les archives et l'harmonisation avec leurs modèles relève du domaine d'application de l'ISO 21127:2006.
• Les informations exigées seulement pour l'administration et la gestion des institutions culturelles, telles que les informations concernant la gestion personnelle, la comptabilité et les statistiques des visiteurs, échappent au domaine d'application de principe de l'ISO 21127:2006.

Le domaine d'application pratique de l'ISO 21127:2006 est un ensemble de normes de référence pour la documentation des collections des musées, employés lors de son élaboration pour guider et pour valider son développement. L'ISO 21127:2006 couvre le même domaine de discours que l'ensemble de ces documents de référence; cela signifie que les données correctement codées selon n'importe lequel de ces documents de référence peuvent être exprimées dans une forme compatible avec la présente Norme internationale sans aucune perte de signification.